Verfahrensordnung der gemeinnützigen BVZ GmbH nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

1. Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren kann für sämtliche Hinweise auf mögliche menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken beziehungsweise Pflichtverletzungen genutzt werden, die von § 2 Abs. 2 und 3 LkSG erfasst sind. Es eröffnet allen Beschäftigten der gemeinnützigen BVZ GmbH sowie externen Personen die Möglichkeit, Beschwerden oder Hinweise einzubringen.

Zu den menschenrechtsbezogenen Pflichten gehören:

  • Verbot von Kinderarbeit (im Regelfall Verbot der Beschäftigung von Kindern unter 15 Jahren),
  • Verbot besonders schlimmer Arbeitsformen für Kinder und Jugendliche (unter 18 Jahren),
  • Verbot von Zwangsarbeit,
  • Verbot von Sklaverei und sexuelle Ausbeutung,
  • Verbot der Missachtung von Arbeitsschutzbestimmungen,
  • Verbot der Missachtung der Koalitionsfreiheit,
  • Verbot der Ungleichbehandlung und Diskriminierung von Beschäftigten,
  • Verbot des Vorenthaltens angemessenen Lohns,
  • Verbot der Gesundheitsgefahren durch Umweltschädigungen,
  • Verbot des Einsatzes unzuverlässiger Sicherheitskräfte,
  • Verbot der widerrechtlichen Zwangsräumung oder Entzug von Land, Wäldern oder Gewässer,
  • jedes Tun oder Unterlassen, das geeignet ist, eine geschützte Rechtsposition in besonders schwerwiegender Weise zu beeinträchtigen und deren Rechtswidrigkeit offensichtlich ist (Generalklausel).

Zu den umweltbezogenen Pflichten gehören:

  • Verbot der Herstellung und Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen,
  • Verbot der Produktion und Verwendung bestimmter Chemikalien und persistenter organischer Schadstoffe,
  • Verbot der Ausfuhr gefährlicher Abfälle,
  • Verbot der Einfuhr gefährlicher Abfälle.

2. Interne Meldestelle

Hinweise oder Beschwerden können über die Meldestelle der BVZ eingebracht werden. Die Meldestelle hat die BVZ über einen externen Dienstleister eingerichtet:

dampf.consulting GmbH
Am Lermetsrain 9
35327 Ulrichstein
info@dampf.consulting
Tel.: 06645 6933900

Ombudsperson bei der dampf.consulting GmbH ist Herr Thorsten Dampf. Hinweise oder Beschwerden können schriftlich auf dem Postweg an die o.g. Adresse eingebracht werden oder über das Hinweisgebersystem. Über den Link „Meldestelle“ erreicht ihr die Online-Maske, über die ihr eure Meldung einreichen könnt.

3. Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Wenn eine Person einen Hinweis oder eine Beschwerde bezogen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen abgeben möchte, zum Beispiel weil sie selbst von einem Vorfall betroffen ist oder Kenntnis davon erhalten hat, kann sie ihren Hinweis oder ihre Beschwerde über die Meldestelle der BVZ abgeben.

a. Eingang des Hinweises

Hinweisgebende können über das Hinweisgebersystem einen – auf Wunsch anonymen – elektroni¬schen Postkasten einrichten, über den die weitere Kommunikation (notwendige Nachfragen, Status der Bearbeitung usw.) erfolgt. Der Postkasten ist über ein selbst gewähltes Passwort so geschützt, dass die Hinweisgebenden und die Bearbeitenden der Meldestelle darauf zugreifen können.
Die eingehenden Meldungen werden von der Meldestelle entgegengenommen.
Die Meldestelle bestätigt umgehend, jedenfalls jedoch innerhalb von sieben Tagen, den Hinweisgebenden den Eingang der Meldung. Es entstehen der hinweisgebenden Person keine Kosten für die Nutzung.

b. Prüfung des Hinweises

Die Meldestelle prüft sodann, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des LkSG fällt und ob diese stichhaltig ist. Falls erforderlich, klärt die Meldestelle außerdem erste Rückfragen mit der hinweisgebenden Person.

Leitet die Meldestelle eigene Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhaltes ein, kontaktiert sie jene Personen im Betrieb, die in dem Bereich arbeiten, welche von der Meldung betroffen sind und von denen anzunehmen ist, dass mit ihnen eine Aufklärung gelingen kann.

Abschließend wird die Beschwerde zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Stelle innerhalb der BVZ weitergeleitet. Die Weitergabe der Informationen (insbesondere der Daten bzw. Identität der hinweisgebenden Person, sofern bekannt) erfolgt nur in dem für die Bearbeitung des Falles erforderlichen Umfang. Die vertrauliche Behandlung der Daten ist jederzeit sichergestellt. Die für die Bearbeitung zuständige Stelle legt die weiteren Schritte fest. Sobald der Sachverhalt geklärt ist, unternimmt die BVZ geeignete Maßnahmen, um etwaigen Verstößen abzuhelfen. Die für die Bearbeitung der Beschwerde zuständige Stelle innerhalb der BVZ entscheidet über den Abschluss des jeweiligen Beschwerdeverfahrens. Bei rechtlichen Fragen wird sie hierbei durch die (Syndikus-)Rechtsanwälte der BVZ unterstützt.

Die Personen in der Meldestelle sowie die zu den Ermittlungen und für die weitere interne Bearbeitung hinzugezogenen Personen sind auf ihre strenge Verschwiegenheit hinzuweisen solange die Ermittlungen laufen.

Während des gesamten Verfahrens besteht die Möglichkeit des Kontakts zur hinweisgebenden Person. Nach Abschluss des Beschwerdeverfahrens erhält die hinweisgebende Person über das (ggf. anonyme) Postfach eine abschließende Mitteilung ggf. unter Angabe der umgesetzten Maßnahmen.
Sofern eine Meldung mangels Anwendungsbereiches des LkSG und/oder Stichhaltigkeit nicht weiterzuverfolgen ist, wird diese Entscheidung durch die Ombudsperson im 4-Augen-Prinzip in der Meldestelle getroffen und dokumentiert. Personenbezogene Daten sind in diesem Fall unverzüglich zu löschen. Auch die Entscheidung, die weiteren Untersuchungen einzustellen sowie eine entsprechende Begründung ist der hinweisgebenden Person mitzuteilen.

4. Schutz der Vertraulichkeit der Identität

Die interne Meldestelle ist so sicher konzipiert, dass die Identität der hinweisgebenden Person nur der Meldestelle sowie den Personen, die für die interne Untersuchung hinzugezogen werden, bekannt werden. Nur mit ausdrücklicher Zustimmung darf die Identität auch anderen Personen offengelegt werden.

5. Sicherstellung des Schutzes vor Benachteiligung und Bestrafung

Durch die Abgabe einer Meldung drohen der hinweisgebenden Person keine negativen Konsequenzen. Um diese maximal zu schützen, besteht während des gesamten Beschwerdeverfahrens die Möglichkeit des anonymen Austauschs. Die Vertraulichkeit des Austauschs ist jederzeit sichergestellt (siehe Ziffer 4.) und wird intern durch geeignete Maßnahmen gewährleistet.

Stand Januar 2024